En un congreso, la mayor parte del trabajo no se ve. Antes de que el primer asistente recoja su acreditación, alguien ha gestionado cientos de inscripciones, ha cuadrado la agenda de los ponentes, ha respondido correos y ha preparado la documentación. Ese trabajo es el de la secretaría técnica.
En este artículo explicamos qué funciones abarca, en qué se diferencia de la secretaría científica y cuándo tiene sentido confiarla a un equipo externo.
Qué es la secretaría técnica de un congreso
Es el equipo que se encarga de la gestión operativa y administrativa del congreso: todo lo que tiene que ver con los asistentes, los ponentes, la logística y la comunicación del evento. Funciona como punto de contacto único antes, durante y después del congreso.
Secretaría técnica y secretaría científica
No son lo mismo. La secretaría científica, normalmente en manos del comité organizador, define el contenido: programa, ponentes, temas y evaluación de comunicaciones. La secretaría técnica hace que ese contenido llegue a buen puerto: gestiona plazos, envíos, inscripciones, espacios y asistentes. Las dos trabajan en paralelo y necesitan una coordinación constante.
Funciones de la secretaría técnica
Antes del congreso
- Inscripciones: formulario, tipos de inscripción, cuotas, confirmaciones y listas de asistentes actualizadas.
- Atención a congresistas: respuesta a consultas por correo y teléfono, y comunicaciones periódicas con información práctica.
- Gestión de ponentes: confirmaciones, necesidades técnicas, presentaciones, viajes y alojamiento.
- Comunicaciones y pósteres: recepción de trabajos, control de plazos y envío al comité científico para su evaluación.
- Alojamiento y desplazamientos: bloqueos de habitaciones y asistencia con los viajes cuando el congreso lo requiere.
- Documentación: programa, acreditaciones, señalética y material para los asistentes.
- Coordinación con la sede y los proveedores: salas, montaje, equipo audiovisual y restauración. Si aún no hay sede, te contamos cómo elegir el espacio adecuado para tu evento.
Durante el congreso
- Acreditación y entrega de documentación.
- Punto de información para asistentes y ponentes.
- Control de horarios y apoyo en sala.
- Resolución de imprevistos: cambios de ponente, incidencias técnicas, inscripciones de última hora.
Después del congreso
- Envío de certificados de asistencia y de presentación de trabajos.
- Encuestas de satisfacción a asistentes y ponentes.
- Cierre administrativo y memoria final para la entidad organizadora.
Cuándo conviene externalizarla
Muchas entidades asumen la secretaría técnica con su propio equipo, sobre todo en encuentros pequeños como una jornada profesional o formativa. Externalizarla tiene sentido cuando se da alguna de estas situaciones:
- El volumen de asistentes es alto. A partir de cierto número de inscritos, la atención y la gestión de datos se convierten en un trabajo a tiempo completo durante meses.
- El equipo interno tiene otras prioridades. Asociaciones, colegios profesionales o administraciones públicas suelen organizar el congreso a la vez que mantienen su actividad habitual.
- Hay cuotas de inscripción y patrocinadores. La gestión de cobros, facturas y contraprestaciones añade una carga administrativa considerable.
- El congreso tiene alcance nacional. Asistentes y ponentes de distintos puntos de España implican más desplazamientos, alojamientos y consultas.
- El congreso se repite cada año o cada dos años. Contar con un equipo que conserva el conocimiento de una edición a otra ahorra mucho trabajo.
Qué pedir a una secretaría técnica externa
- Un interlocutor único y un calendario de trabajo claro desde el principio.
- Informes periódicos de inscripciones y estado de cada tarea.
- Experiencia en congresos de un tamaño y un formato parecidos.
- Capacidad para coordinarse con la parte audiovisual y gráfica del congreso.
Esto último es especialmente útil: cuando secretaría, producción técnica y materiales dependen del mismo equipo, los cambios de programa llegan a la vez a las pantallas, a la señalética y a las acreditaciones. Así trabajamos en 1521 Eventos, que reúne organización, soluciones audiovisuales y materiales gráficos en un solo interlocutor. En el artículo sobre el I Congreso Nacional de Salud Laboral contamos cómo se coordina un congreso institucional de alcance nacional.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación debe empezar a trabajar la secretaría técnica?
Desde que se abre la difusión del congreso, porque es entonces cuando llegan las primeras inscripciones y consultas. En congresos con envío de comunicaciones, incluso antes, para preparar los plazos y el sistema de recepción.
¿Se puede externalizar solo una parte?
Sí. Hay entidades que mantienen la relación con los ponentes y externalizan las inscripciones y la acreditación, o al revés. Lo importante es dejar claro quién se encarga de qué.
¿Quién custodia los datos de los inscritos?
La entidad organizadora es la responsable de los datos, y la secretaría técnica los trata por encargo suyo. Conviene firmar un contrato de encargo de tratamiento que lo regule.
¿Estás preparando un congreso?
Cuéntanos el formato, las fechas y el número de asistentes previsto y te proponemos cómo organizar la secretaría técnica. Descubre cómo trabajamos la organización de congresos y convenciones o contacta con nosotros.