Algunos eventos se celebran en un único espacio. Otros, en cambio, se despliegan a la vez en varias sedes, lo que multiplica la complejidad de la coordinación. Un buen ejemplo de este segundo caso es la Cata del Barrio de la Estación, uno de los eventos enoturísticos de referencia en La Rioja, en el que seis bodegas centenarias del Barrio de la Estación de Haro —CVNE, Bodegas Bilbaínas, La Rioja Alta S.A., Gómez Cruzado, Muga y RODA— abren sus puertas el mismo día para que los visitantes recorran libremente sus instalaciones, descubran sus vinos y disfruten de propuestas gastronómicas de alto nivel.
En este artículo repasamos qué implica, en términos de coordinación, un evento celebrado simultáneamente en varias sedes, y qué papel juegan la organización, la parte audiovisual y la comunicación gráfica en un proyecto de estas características.
El reto de coordinar varias sedes a la vez
Cuando un evento se desarrolla en un único espacio, buena parte de la logística se resuelve dentro de ese mismo perímetro. Cuando, en cambio, son varias sedes las que participan el mismo día —como ocurre con las seis bodegas del Barrio de la Estación—, la coordinación se vuelve mucho más exigente: hay que sincronizar horarios, garantizar que la experiencia sea coherente en cada punto, gestionar el flujo de visitantes entre sedes y asegurar que la comunicación llegue de forma homogénea a todos los espacios implicados.
Este tipo de proyectos exige, sobre todo, una visión de conjunto: alguien capaz de mirar el evento como un todo, más allá de lo que ocurre en cada sede por separado.
Organización: dar coherencia al conjunto
En un evento multi-sede, la parte organizativa tiene un papel especialmente relevante: coordinar tiempos entre las distintas ubicaciones, anticipar cuellos de botella en el flujo de visitantes y mantener una comunicación fluida entre todas las partes implicadas. Es el trabajo que, dentro de una estructura como la de 1521 Eventos, correspondería a Grupo Criteria: dar forma y coherencia al conjunto del proyecto.
Imagen y sonido: una identidad reconocible en cada sede
En un evento que se vive en varios espacios a la vez, la parte audiovisual ayuda a que la experiencia se sienta como una sola, aunque el visitante solo recorra algunas de las sedes. Sonido ambiente, señalización visual o soporte técnico en cada punto contribuyen a que la identidad del evento se reconozca igual en una bodega que en otra. Este es el terreno de Sonovisión dentro de la asociación.
Comunicación gráfica: que el mensaje llegue igual en todas partes
Un evento con varias sedes necesita que la información llegue de forma clara y consistente a los visitantes, estén donde estén: planos de recorrido, señalética, materiales impresos o cualquier soporte gráfico que ayude a orientarse dentro del conjunto del evento. Mantener esa coherencia visual entre todas las sedes es el papel que, dentro de la asociación, desempeña Repro Centro Digital.
Cuando las tres piezas encajan
Un evento como la Cata del Barrio de la Estación —con seis sedes, miles de visitantes y una experiencia que debe sentirse unificada— ilustra bien por qué tiene sentido contar con organización, imagen y sonido, y comunicación gráfica trabajando desde un mismo punto de partida. Cuando las tres piezas encajan, el visitante no percibe la complejidad que hay detrás: solo vive una experiencia coherente, de principio a fin.